Chez Hebdio, la protection de vos données personnelles est une priorité. Nous nous engageons à les traiter avec transparence, respect et conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
1. Qui sommes-nous ?
Le Site et les Services Hebdio sont exploités par la société :
Hebdio SAS
SIRET : 94423668600019
Adresse : 27 chemin collet de Boréo, 06670 Colomars
Email : contact@hebdio.fr
2. Quelles données collectons-nous ?
Nous collectons des données personnelles uniquement pour vous fournir nos services de manière efficace, sécurisée et personnalisée. Cela inclut :
- Données d'identification : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe, numéro de téléphone, profession, informations relatives à votre structure (raison sociale, SIRET).
- Données de connexion : adresse IP, pays de connexion, identifiant utilisateur (User ID), journaux techniques de connexion.
- Données de navigation : cookies, historiques de navigation, commentaires ou avis partagés sur notre site ou nos canaux digitaux (ex. réseaux sociaux).
- Données de paiement : informations relatives à votre carte bancaire ou à votre compte bancaire dans le cadre des transactions réalisées via notre partenaire de paiement Stripe.
- Données bancaires synchronisées : si vous utilisez des fonctions de synchronisation bancaire, les données nécessaires (ex. relevés, numéro de compte) sont traitées par notre prestataire dans un cadre sécurisé.
- Données de vérification (si besoin) : dans le cadre de services bancaires complémentaires, certaines informations peuvent être recueillies pour vérifier votre identité (procédures KYC) ou respecter les obligations de sécurité bancaire (SCA, lutte contre la fraude).
2.1. Données de vos patients
Pour vous permettre de gérer votre cabinet, Hebdio traite aussi, pour votre compte, des données concernant vos patients, dont des données de santé au sens de l'article 9 du RGPD :
- identité et coordonnées (nom, prénom, date de naissance, e-mail, téléphone, adresse) ;
- rendez-vous, motifs, notes et comptes rendus de séance ;
- transcriptions des séances enregistrées à votre demande (dictée, écoute ambiante) ;
- documents, formulaires, messages et e-mails échangés avec vos patients ;
- données importées depuis vos outils, à votre demande (par exemple votre agenda et vos messages Doctolib, voir section 6).
Pour ces données, vous êtes responsable du traitement et Hebdio agit en tant que sous-traitant (article 28 du RGPD) : nous ne les traitons que pour vous fournir le service, sur vos instructions. Elles sont hébergées chez un hébergeur certifié HDS (hébergeur de données de santé), en France.
3. Dans quel but utilisons-nous vos données ?
Vos données sont traitées dans les buts suivants :
- Création et gestion de votre compte
- Organisation des rendez-vous et automatisation de la facturation
- Fonctionnement de l'assistant (préparation de rendez-vous, d'e-mails, de documents et de comptes rendus, que vous validez toujours avant envoi)
- Synchronisation avec vos outils, à votre demande (Google Calendar, Doctolib)
- Paiements sécurisés via notre prestataire Stripe
- Gestion de la relation client et assistance
- Amélioration continue de la plateforme
- Respect de nos obligations comptables et légales
4. Base légale des traitements
Le traitement de vos données repose sur les bases juridiques suivantes :
- Exécution du contrat : vous fournir les services demandés
- Consentement : notamment pour les cookies ou la newsletter
- Obligation légale : conservation des factures, lutte contre la fraude
- Intérêt légitime : sécurité du site, analyses statistiques internes
- Données de santé de vos patients : traitées pour votre compte, en tant que sous-traitant ; leur traitement repose sur la base que vous, praticien responsable du traitement, retenez (notamment l'article 9.2.h du RGPD, prise en charge sanitaire)
5. Utilisation des données Google
Hebdio propose une fonctionnalité optionnelle de synchronisation avec Google Calendar. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, l'application demande l'accès à votre agenda Google via les API Google.
5.1. Données Google accédées
Lorsque vous connectez votre compte Google, Hebdio accède aux données suivantes :
- Informations de profil : nom, adresse e-mail et photo de profil de votre compte Google, utilisés pour créer et gérer votre compte Hebdio.
- Événements Google Calendar : lecture et écriture de vos événements de calendrier, afin de synchroniser vos rendez-vous entre Hebdio et Google Calendar.
5.2. Utilisation des données Google Calendar
Les données de votre Google Calendar sont utilisées exclusivement pour :
- Afficher vos rendez-vous Google Calendar dans l'interface Hebdio
- Créer, modifier ou supprimer des rendez-vous dans votre Google Calendar lorsque vous effectuez ces actions dans Hebdio
- Éviter les conflits de planification entre Hebdio et votre agenda existant
5.3. Protection des données de santé lors de la synchronisation
Conformément au RGPD et aux réglementations relatives aux données de santé, les rendez-vous créés dans Hebdio et synchronisés vers Google Calendar ne contiennent aucune information identifiant le patient (nom, prénom, motif de consultation, etc.). Seuls le créneau horaire et un libellé générique sont transmis, afin de garantir la confidentialité des données de vos patients.
5.4. Stockage et partage des données Google
- Les données de votre Google Calendar ne sont pas stockées de manière permanente sur nos serveurs. Elles sont consultées en temps réel via l'API Google Calendar.
- Les jetons d'authentification (tokens OAuth) sont stockés de manière chiffrée et utilisés uniquement pour maintenir la connexion à votre compte Google.
- Vos données Google ne sont jamais vendues, partagées avec des tiers, ni utilisées à des fins publicitaires.
- Aucun être humain ne consulte vos données Google Calendar, sauf si vous nous le demandez explicitement dans le cadre d'une assistance technique.
5.5. Révocation de l'accès
Vous pouvez révoquer l'accès de Hebdio à votre compte Google à tout moment depuis les paramètres de l'application, en désactivant la synchronisation Google Calendar. Cette action :
- Révoque immédiatement les jetons d'accès Google stockés par Hebdio
- Arrête toute synchronisation entre Hebdio et votre Google Calendar
- Ne supprime pas votre compte Hebdio ni vos autres données
5.6. Conformité avec la politique Google API Services
L'utilisation par Hebdio des informations reçues des API Google respecte la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use requirements).
6. Extension Chrome Hebdio
L'extension Chrome Hebdio, optionnelle, affiche l'assistant Hebdio dans le panneau latéral de Chrome et, si vous l'activez, synchronise votre compte Doctolib avec Hebdio.
6.1. Données traitées par l'extension
- Liaison à votre compte Hebdio : un jeton de liaison, créé depuis l'application Hebdio (Réglages → Extension Chrome), est conservé dans l'extension pour l'authentifier auprès de nos serveurs. Aucun nouvel identifiant ni mot de passe ne vous est demandé.
- Synchronisation Doctolib (seulement si vous connectez Doctolib depuis Hebdio) : l'extension lit, depuis votre propre session sur
pro.doctolib.fr, votre agenda (rendez-vous), les fiches des patients concernés et vos messages patients, et les transmet à Hebdio pour synchroniser votre agenda et vos patients. Hebdio ne stocke ni votre mot de passe Doctolib, ni code de double authentification, ni cookie de session.
- Bouton « Écoute ambiante » sur les pages Doctolib d'un patient ou d'un rendez-vous : seul l'identifiant du patient ou du rendez-vous figurant dans l'adresse de la page est lu, pour rattacher l'enregistrement au bon patient.
- Microphone : utilisé uniquement lorsque vous lancez vous-même une dictée ou une écoute ambiante. L'audio est transmis à Hebdio pour être transcrit ; l'extension ne l'enregistre pas en dehors de ces actions.
L'extension n'accède à aucun autre site que Doctolib et Hebdio. Elle ne lit pas votre historique de navigation et ne conserve dans le navigateur aucune donnée de patient : seulement le jeton de liaison et l'état technique de la synchronisation (statut, heure, nombre d'éléments).
6.2. Utilisation et partage
- Les données transmises par l'extension sont utilisées exclusivement pour fournir les fonctions d'Hebdio décrites ci-dessus, et sont protégées comme toutes les données de vos patients (section 2.1).
- Elles ne sont jamais vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni pour évaluer une solvabilité ou accorder un crédit, ni transférées à des tiers en dehors des sous-traitants listés à la section 7.
- Aucun être humain ne les consulte, sauf à votre demande explicite dans le cadre d'une assistance technique, ou lorsque la loi l'exige.
- L'utilisation de ces données respecte le règlement du Chrome Web Store sur l'utilisation limitée (Limited Use).
6.3. Arrêter la synchronisation
Vous pouvez à tout moment déconnecter Doctolib depuis Réglages → Import de données, ou désinstaller l'extension depuis Chrome. La synchronisation s'arrête alors immédiatement ; les données déjà synchronisées restent dans votre compte Hebdio jusqu'à ce que vous les supprimiez.
7. Avec qui partageons-nous vos données ?
Hebdio ne vend ni ne loue vos données. Nous les partageons uniquement avec :
- Stripe pour les paiements
- Google Cloud Platform (GCP) pour l'hébergement de vos données
- Google Cloud (Vertex AI) pour les traitements d'intelligence artificielle de l'assistant et de la transcription, réalisés dans l'Union européenne ; vos données n'y sont pas utilisées pour entraîner les modèles
Nos sous-traitants techniques si nécessaire (maintenance, sécurité).
Tous ces acteurs s'engagent contractuellement à respecter la confidentialité et la sécurité des données.
8. Où sont stockées vos données ?
Vos données, dont les données de santé de vos patients, sont stockées en France (région de Paris), sur l'infrastructure Google Cloud Platform, hébergeur certifié HDS. Certains traitements (intelligence artificielle, sauvegardes, prestataires techniques) peuvent être réalisés dans d'autres centres de données de l'Union européenne.
9. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir nos services, sauf obligations légales contraires :
- Données de compte : jusqu'à 3 ans après inactivité
- Données de facturation : 10 ans (conformité comptable)
- Données de vos patients : conservées pour votre compte tant que votre compte est actif, puis supprimées à votre demande ou à la clôture de votre compte
- Cookies : 13 mois maximum
Passé ces délais, vos données sont supprimées ou anonymisées.
10. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Accès à vos données
- Rectification
- Suppression
- Limitation du traitement
- Opposition
- Portabilité
Pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@hebdio.fr avec une pièce d'identité en cas de doute sur votre identité.
11. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées (chiffrement, restriction d'accès, audit) pour garantir la protection de vos données personnelles :
- Chiffrement des données sensibles
- Accès restreint aux informations confidentielles
- Sauvegardes régulières
- Audit de sécurité périodique
12. À quoi servent les cookies ?
Nous utilisons des cookies pour :
- Assurer le bon fonctionnement du site
- Mémoriser vos préférences
- Mesurer l'audience et améliorer nos services
Vous pouvez gérer vos préférences via le bandeau cookie.
13. Modifications de la politique
Cette politique de confidentialité entrée en vigueur le 15 juillet 2023 peut être modifiée à tout moment. Vous serez informé·e, en cas de modification majeure, par courrier électronique.
14. Contact
Pour toute question relative à vos données : Hebdio – Délégué à la protection des données : contact@hebdio.fr
En cas de litige, vous pouvez contacter la CNIL sur www.cnil.fr.
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